Åpenhetsloven
Åpenhentsloven
Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og samtidig sikre allmennheten tilgang til informasjon. Loven pålegger virksomhetene en informasjonsplikt og en plikt til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger. I henhold til åpenhetsloven § 5 skal en slik redegjørelse offentliggjøres senest innen 30. juni hvert år. Redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i virksomhetenes nøkkelfunn i aktsomhetsvurderingene, og hvilke tiltak som er iverksatt. Informasjonsplikten er løpende og trådte i kraft allerede 1. juli 2022.
Redegjørelsesplikten i åpenhetsloven bygger på Trinn 5 (Kommunikasjon) i aktsomhetsvurderingene etter OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.
Hva det skal skrives om i en redegjørelse og på hvilket detaljnivå følger av Åpenhetsloven § 5.
Generell informasjon
Arbeidet med aktsomhet knyttet til respekt for grunnleggende menneskerettigheter er forankret i de reglene som følger av at vi er en så stor bedrift at vi skal følge påleggene i Åpenhetsloven. Stiftelsen Landås Menighets Eldresenter vil prøve å jobbe med bærekraft i et bredt perspektiv, samt forplikte oss som en diakonal stiftelse til å ha fokus på evt. å avdekke eller etterspørre menneskerettighetsbrudd i leverandørkjeden der vi kan frykte at det kan finne sted.
Figur 1: Fra OECDs veileder: Aktsomhetsvurderingsprosessen og støttetiltak
Stiftelsen Landås Menighets Eldresenter (LME) driver et sykehjem samt aktivitetssenter og utleie av leiligheter for eldre. Sykehjemmet og aktivitetssenteret driftes på avtale med Bergen Kommune.
Vurdering av risiko
Risiko (for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold) skal vurderes hos leverandører etter fem punkter:
1. Kommer leveransene fra regioner eller områder med kjent risiko for brudd på arbeidstakeres rettigheter etter ILOs kjernekonvensjon eller menneskerettighetene som helhet. Driver leverandørene i land eller regioner hvor det er normalt gode arbeidsforhold og hvor det er etablert nasjonale tilsyn som på transparent måte følger opp risiko for brudd på arbeidstakeres rettigheter?
2. Er det produksjonsprosesser, tjenesteleveranser og/eller arbeidsoppgaver som kjent medfører risiko for helse, miljø og sikkerhet hos den enkelte arbeidstaker?
3. Finnes det leverandører i sektorer med lav organisasjonsgrad, stort innslag av midlertidige kontrakter, små virksomheter, høy turnover, stor utskifting av leverandører (som eks. også innebærer hyppige leverandørskifter for vår egen del)?
4. Er det nye leverandører som innkjøper har liten kjennskap til og begrenset dialog med? I tillegg vurderes og vektes dette mot:
5. Størrelsen på leveranse (verdi), der store leveranser vies mer tid i vurdering enn mindre leveranser.
Risiko vurderes på en skala fra 1 (lav risiko) til 5 (høy risiko). 1-2 markeres grønn, 3-4 gul og 5 rød.
Vurderingene baseres på leverandørenes egenrapportering samt vår egenvurdering av risiko. Dette vurderes igjen etter vesentlighet, dvs. at der vi gjør større innkjøp og har større påvirkning prioriteres.
De fleste innkjøpsavtalene for sykehjemmet er etablert gjennom Bergen Kommune sin innkjøpsavdeling. Virksomheter som deltar i slike offentlige innkjøpssamarbeid kan i stor grad kan legge til grunn at avtaleeier også gjennomfører de nødvendige aktsomhetsvurderinger. Dette er også viktig for at man unngår dobbeltarbeid, både for innkjøpsorganisasjonene og leverandørene.
Sykehjemmet har likevel et selvstendig ansvar for å gjøre sine aktsomhetsvurderinger, spesielt på avtaler og områder der man selv har eierskap eller annen sterk påvirkningsevne.
Rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
1. Vi er få som har med innkjøp å gjøre, siden vi kun er en bedrift. Dermed er de i utgangspunktet instruert om å forholde seg til våre faste leverandører på de enkelte områder vi kjøper inn.
2. Medarbeidere skal vise aktsomhet når det blir gjort innkjøp. Medarbeidere som blir kjent med forhold som anses å bryte med det en anser som anstendige arbeidsforhold eller manglende ivaretakelse av menneskerettigheter, skal umiddelbart melde dette til ansvarlig i ledergruppen eller daglig leder.
3. LME skal kommunisere åpent dersom vi blir kjent med slike brudd.
4. Daglig leder innkaller aktuelle parter internt i virksomheten for en vurdering av hvordan en håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser.
5. Virksomheten skal søke å bidra til at leverandører endrer forretningspraksis slik at de er i tråd med våre forventninger og retningslinjer.
Aktsomhetsvurdering av leverandører i 2024
LME handler mest med andre aktører i Norge, og primært varer eller tjenester knyttet til drift og vedlikehold av eiendommer samt kontorarbeid. Det kjøpes også inn noe kompetanse i form av IKT-konsulenter, økonomirådgivning og revisjonskompetanse.
Vurderingene våre antar at det er størst risiko forbundet med
1) innkjøp av IKT-utstyr, hvor opprinnelsen til flere av komponentene som batterier i utgangspunktet gjøres i land / regioner som er kjent for produksjon med svake rettigheter for arbeidstakere, bruk av barnearbeid, og høyt miljøavtrykk med store lokale forurensninger.
2) bygningsarbeid, hvor det er identifisert risikoer i opprinnelse av materiell og produksjon av kjemikaler, i tillegg til sosial dumping på byggeplasser.
Vi har pr. i dag ingen større bygningsarbeid gående. Om og når vi evt. måtte sette i gang et byggeprosjekt ville vi definert leverandørkjeden i forhold til bygningsmateriell som gult. På IKT-området mener vi per i dag at risikoen er høyest og definert som rød. Det er et globalt marked, og vi må som minimum gjøre en analyse, og deretter vurdere risiko på nytt. I tiden som kommer vil vi fortsatt bruke tid på dialog med leverandører innenfor risikoområdene, dokumentasjonsarbeid og sikre bedre innsikt i leverandørkjedene.
Vi er fremdeles i startgropen i forhold til å etterprøve leverandører der vi er avtaleeier eller der vi gjør innkjøp uten avtale.
Når vi får rutiner på plass i forhold til etterprøving vil vi ha som rutiner:
• For alle potensielle nye leverandører gjøres det først en «screening» av den aktuelle virksomheten, herunder om de har system for miljøledelse og om de rapporterer i henhold til Åpenhetsloven slik de skal. Screening utover dette variere mye med hvilke typer vare eller tjeneste som leveres
• For eksisterende avtaler gjøres det en løpende risikovurdering, som ofte henger sammen med overordnet risikoprofil, hvor man har mye aktivitet (av og til periodevis) eller hvor det er ulike endringer.
Oppsummering og vei videre
IKT-utstyr og materialer til eiendomsutvikling, vedlikehold og drift vil følges opp særskilt i henhold til våre gjeldende risikovurderinger.
LME har sammen med en del andre virksomheter innen feltet vårt anskaffet felles verktøy (Risma) for kontraktsforvaltning og systematisering og deling av innhentet dokumentasjon.
Rutiner er etablert og følges opp, og det felles arbeidet på plattformen vil gi støtte i arbeidet der de andre virksomhetene også er inne.
Som en diakonal ideell organisasjon vil vi legge stor vekt på bærekraftsarbeid innen både klima- miljø og menneskerettigheter.
Arbeidet med aktsomhetsvurderinger er en kontinuerlig prosess. Dersom du ønsker ytterligere informasjon om hvordan vi håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser som vi møter hos oss selv, hos forretningspartnere eller andre i leverandørkjeden, kan du sende en henvendelse på e-post apenhet@lme.no . Du vil også kunne få tilsendt vårt styre sin aktsomhetsvurdering for 2024 om ønskelig. Vi gjør oppmerksom på at krav om opplysninger kan avslås på noen grunnlag (jfr. åpenhetsloven § 6). Du vil få svar på din henvendelse seinest tre uker etter at du sendte din henvendelse.